Parce que l’email est un outil formidable, à condition d’être correctement utilisé Phocéos vous indique les bonnes pratiques en matière d’usage de la messagerie.
Vous trouverez ci-dessous quelques règles qui vous permettrons de gérer au mieux vos emails et de gagner en temps et en efficacité.
Les règles de bon usage des emails:
La rédaction de l’email
- L’objet du mail doit être clair et concis
- Ne traiter qu’un seul sujet par email
- Les destinataires :
- 1 personne en destinataire principal, c’est celui qui doit prendre l’action
- 3 personnes maximum en copie, elles sont uniquement à titre informatif et ne sont donc pas censé répondre
- Soyez concis : maximum 3 à 5 phrases dans l’email.
- Indiquer clairement ce que vous attendez en retour : pour action, pour information …
La réponse ou le transfert
- Ne pas transférer un email sans indiquer clairement ce que vous attendez
- Supprimer le contenu non nécessaire et vérifier que le mail ne contienne pas d’informations « confidentielles »
- Ne jamais répondre juste « merci » à un email, le merci est implicite (vous faite perdre du temps à votre interlocuteur au lieu d’être poli)
- Eviter de répondre à tous si ce n’est pas nécessaire.
Le traitement de ses emails
- Ne pas regarder ses emails trop souvent (3 à 4 fois par jour est une bonne fréquence), les urgences doivent être traitées par téléphone ou en direct.
- Ne jamais envoyer un email dans la foulée, prenez toujours le temps de le relire
- Classer immédiatement les messages reçus et traités afin de ne pas encombrer sa boite de réception
- Eviter d’imprimer les emails ou les pièces jointes
A vous de les appliquer au mieux.